Quali caratteristiche deve avere un provider email aziendale: 6 criteri di valutazione

Valutare un provider email aziendale non significa soltanto confrontare i prezzi delle diverse alternative. L’email è uno strumento centrale per il lavoro quotidiano e il servizio che la gestisce deve prima di tutto garantire affidabilità, sicurezza e una gestione semplice nel tempo.

In questo articolo approfondiamo i 6 principali criteri da valutare per scegliere un provider email aziendale: affidabilità, sicurezza, backup, migrazione e compatibilità, gestione e assistenza, costi e servizi inclusi.

Affidabilità e continuità del servizio email

La posta elettronica viene utilizzata ogni giorno per comunicare con clienti, fornitori e colleghi. Un’interruzione del servizio può quindi avere conseguenze dirette sull’operatività aziendale.
Prima di scegliere un provider email verifica come è progettata e gestita l’infrastruttura e quali misure sono previste per garantire la continuità del servizio.

Tra gli aspetti importanti da valutare rientrano:

• disponibilità e ridondanza dell’infrastruttura
• monitoraggio del servizio
• gestione di guasti e malfunzionamenti
• SLA, se previsto
• localizzazione dei data center

Sicurezza e protezione delle caselle email

L’email è uno dei principali punti di ingresso utilizzati per phishing, malware e tentativi di compromissione degli account.
Un buon servizio di email hosting aziendale deve includere strumenti per riconoscere i messaggi fraudolenti e proteggere l’accesso alle caselle.

Nel confronto considera la presenza di:

• sistemi antispam e antimalware
• autenticazione a più fattori (MFA)
• protezione da accessi sospetti
• configurazione congiunta e corretta dei protocolli SPF, DKIM e DMARC per l’autenticazione email
• strumenti per amministrare in modo centralizzato la sicurezza degli account

Backup e recupero delle email

Cancellazioni accidentali, errori degli utenti o problemi tecnici possono causare la perdita di messaggi importanti.
Per questo, nel confronto tra diversi provider, è utile capire come vengono conservati i messaggi e soprattutto come possono essere recuperati.

Prima della scelta chiediti:

• Vengono forniti strumenti di backup integrati?
• È possibile recuperare autonomamente un’email eliminata?
• Quali dati vengono inclusi nel backup?
• Quanto è semplice effettuare un ripristino?

Migrazione, compatibilità e configurazione

Uno dei principali dubbi quando si decide di cambiare provider email riguarda la migrazione: cosa succederà alle email già presenti nelle caselle?
Prima di scegliere il nuovo servizio controlla quali strumenti o procedure sono disponibili per trasferire i messaggi dal vecchio provider e ridurre al minimo eventuali interruzioni.

In particolare, considera:

• Dati richiesti e semplicità della procedura di migrazione
• compatibilità con i client di posta utilizzati
• gestione di più domini e caselle
• supporto durante la fase di migrazione

Gestione del servizio e supporto tecnico

La qualità di un provider email si valuta anche dopo l’attivazione.
Per un’azienda o un amministratore IT è importante poter creare e gestire facilmente caselle, domini, alias e impostazioni senza dover ricorrere all’assistenza per ogni operazione.
Per rivenditori, MSP e provider è utile poter amministrare più domini da un unico ambiente. È importante anche poter delegare alcune attività e integrare il servizio nei propri processi.
Allo stesso tempo, quando si presenta un problema più complesso, poter contare su un supporto competente diventa fondamentale.

Prima della scelta è quindi utile verificare:

• quali operazioni possono essere gestite autonomamente
• la disponibilità di API per integrare il servizio nei propri processi
• quali canali di assistenza sono disponibili
• chi risponde alle richieste di supporto
• se l’assistenza è inclusa nel servizio

Prezzo: valutare cosa comprende realmente

Confrontare il costo per casella è utile, ma non è sufficiente per capire quanto costa realmente un servizio email aziendale.
Due offerte apparentemente simili possono comprendere servizi molto diversi.

Nel confronto è opportuno considerare, ad esempio:

• spazio disponibile per ogni casella
• sistemi di sicurezza inclusi
• backup e recupero dei messaggi
• assistenza tecnica
• strumenti di amministrazione
• supporto o strumenti per la migrazione
• eventuali costi aggiuntivi

Provider email specializzato o suite completa: quale scegliere?

Google Workspace e Microsoft 365 integrano l’email in suite più ampie dedicate anche a collaborazione e produttività. Se queste funzionalità sono necessarie, una suite completa può essere la scelta più adatta.
Se, invece, l’esigenza principale è gestire la posta elettronica professionale, è più utile valutare un provider specializzato in email hosting, confrontando funzionalità, gestione e costi realmente necessari.

Scopri di più sulle alternative europee a Google Workspace e Microsoft 365

Come Qboxmail risponde ai 6 criteri di valutazione

Non esiste un provider email adatto a tutte le aziende: la scelta dipende dalle proprie esigenze e dal livello di affidabilità, sicurezza, gestione e supporto richiesto.
Qboxmail è un provider europeo specializzato nei servizi email professionali.

Il servizio Email Hosting si basa su un’infrastruttura hardware di proprietà ospitata in data center italiani e integra sicurezza, backup, strumenti di migrazione, gestione centralizzata e supporto tecnico.

Vediamo nel dettaglio come Qboxmail risponde ai criteri analizzati in questa guida:

• Affidabilità:

Qboxmail utilizza un’infrastruttura cloud dedicata alla posta elettronica monitorata 7 giorni su 7 e progettata per garantire continuità e disponibilità del servizio.
Scopri tutte le caratteristiche del provider email Qboxmail

• Sicurezza delle caselle e degli account:

Il servizio integra sistemi antispam e antivirus, protezione contro l’Account Takeover e autenticazione a due fattori, con ulteriori funzionalità di sicurezza disponibili in base al piano scelto.
Scopri le funzionalità Email Security di Qboxmail

• Backup e recupero:

Il backup automatico è incluso nel servizio. Con Mail Time Machine puoi accedere ai backup degli ultimi 15 giorni e recuperare singoli messaggi eliminati o richiedere il ripristino dell’intera casella.
Scopri la funzionalità Mail Time Machine di Qboxmail

• Migrazione e compatibilità:

Gli strumenti di Importazione e Migrazione permettono di trasferire messaggi e cartelle dal precedente provider anche da Google Workspace e Office 365 attraverso una procedura guidata e semplice. Le caselle sono, inoltre, accessibili tramite i protocolli standard POP, IMAP e SMTP.
Scopri come funzionano le importazioni e le migrazioni di Qboxmail

• Gestione centralizzata e supporto tecnico:

Il Pannello di Controllo permette di amministrare domini, account email e servizi da un unico ambiente e tramite API. Offre, inoltre strumenti di analisi e reportistica come dashboard e analisi dei log email.

In caso di necessità sono disponibili assistenza tramite ticket, supporto telefonico con personale qualificato e documentazione dedicata.
Scopri di più sul Pannello di Controllo di Qboxmail

• Costi e flessibilità dell’offerta:

Qboxmail offre diversi piani e caselle con spazio da 8 GB fino a 100 GB per scegliere una configurazione proporzionata alle esigenze dell’organizzazione.
Scopri i piani e i prezzi di Qboxmail

Certificazioni, conformità e protezione dei dati

L’impegno di Qboxmail per qualità, sicurezza delle informazioni e protezione dei dati è supportato anche dalle certificazioni ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017 e ISO 27018 e dalla conformità alla Direttiva NIS 2. Scopri di più sulle certificazioni e sulla conformità di Qboxmail

Inoltre, Qboxmail garantisce ai propri clienti la protezione dei dati personali in conformità con quanto stabilito dal GDPR.
 
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