Secondo la normativa vigente, il trattamento dei dati dei clienti e degli utenti dei servizi di Qboxmail è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti.
Dati raccolti: finalità e basi giuridiche del trattamento
1. Dati forniti volontariamente dall’utente:
Sono i dati forniti dal cliente o dall’utente volontariamente a Qboxmail tramite la compilazione di form, la prova o l’acquisto dei servizi, o l’invio messaggi email alle nostre caselle email aziendali.
Sono raccolti e trattati per le seguenti finalità:
1.1 Per lo svolgimento delle attività contrattuali con il cliente. Nel caso di utilizzo in prova dei servizi Qboxmail o richiesta di contatto i dati dell’utente, anche durante il periodo diutilizzo del servizio, potranno essere utilizzati per verificaredirettamente l’esperienza di utilizzo di Qboxmail.
1.2 Per finalità amministrative e per l’adempimento di obblighi di legge quali ad esempio quelli di natura contabile, fiscale, o per dar corso a richieste dell’autorità giudiziaria.
1.3 Per fornire assistenza tecnica al cliente ed ai propri utenti.
1.4 In presenza di specifico consenso, per l’invio periodico, tramite email, di newsletter e materiale pubblicitario.
1.5 Nel caso di invio di curriculum vitae, esclusivamente perfinalità di selezione del personale.
La base giuridica che legittima il trattamento è l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.
Nei casi espressamente indicati la base giuridica è il consenso liberamente fornito dall’interessato.
2. Dati raccolti durante l’utilizzo dei nostri servizi:
Sono i dati dell’utente raccolti durante l’accesso (es. ai nostri siti web, pannelli di controllo, webmail) e l’utilizzo dei nostri servizi tramite i metodi (es. API) ed i protocolli disponibili (es, POP, IMAP,SMTP, Webmail, ActiveSync), quali ad esempio:
- Dati sulla posizione ricavati dall’indirizzo IP di connessione dell’utente o inviati dal dispositivo o software con cui accede ai servizi.
- Dati sul dispositivo o software ricavati dalle informazioni che lo stesso invia ai nostri sistemi durante l’accesso ai servizi.
- Dati sull’attività che l’utente esegue, tramite il suo dispositivo, durante l’accesso nostri servizi.
- Cookiee tecnologie simili.
- Log delle attività eseguite dall’utente durante l’uso deinostri servizi o la visualizzazione di contenuti forniti da Qboxmail.
Queste informazioni comprendono:
- Data, ora, indirizzo IP, nome utente, azione eseguita.
- Caratteristiche del dispositivo o software, dettagli edesito dell’azione eseguita.
- Alcuni dettagli dei messaggi email inviati e ricevuti (es. data ed ora, IP, mittente, destinatario, oggetto, message-id).
Questi dati non sono accompagnati da alcuna informazione personale aggiuntiva e vengono utilizzati per:- Ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso dei servizi.
- Fornire assistenza tecnica.
- Eseguire verifiche e manutenzioni tecniche.
- Analisi antispam/antivirus.
- Individuazione e prevenzione delle truffe o altri abusi.
- Gestire esigenze di controllo delle modalità di utilizzo delservizio.
- Accertare responsabilità in caso di ipotetici reati informatici.
La raccolta di tali dati è funzionale all’utilizzo del servizio e costituisce parte integrante delle funzionalità del sistema offerto da Qboxmail.
La base giuridica che legittima il trattamento di tali dati è l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte.
Modalità di trattamento e tempi di conservazione dei dati
I dati raccolti saranno trattati mediante strumenti elettronici o comunque automatizzati, informatici e telematici, o mediante elaborazioni manuali con logiche strettamente correlate alle finalità perle quali i dati personali sono stati raccolti e, comunque, in modo da garantire in ogni caso la sicurezza dei medesimi.
I dati vengono conservati per il tempo strettamente necessario allagestione delle finalità per le quali i dati stessi sono raccolti nel rispetto delle norme vigenti e degli obblighi di legge.
In ogni caso Qboxmail applica regole che impediscono la conservazione dei dati a tempo indeterminato e limita quindi il tempo di conservazione nel rispetto del principio di minimizzazione del trattamento dei dati.
Soggetti autorizzati al trattamento, responsabili e comunicazione dei dati
Il trattamento dei dati raccolti è effettuato da personale interno di Qboxmail a tal fine individuato e autorizzato del trattamento secondo specifiche istruzioni impartite nel rispetto della normativa vigente.
I dati raccolti, qualora sia necessario o strumentale per l’esecuzione delle indicate finalità, potranno essere trattati da terzi nominati Responsabili esterni del trattamento, ovvero, a seconda dei casi, comunicati agli stessi quali autonomi titolari, e precisamente:
- Società facenti parte del nostro gruppo societario per i dati raccolti al punto 1.1.
- Persone, società, associazioni o studi professionali che prestino attività di assistenza e consulenza alla nostra Società per i dati raccolti al punto 1.1.
- Società, enti, associazioni che svolgono servizi connessi e strumentali alla esecuzione delle finalità sopra indicate (servizio di analisi e ricerche di mercato, gestione pagamenti tramite carta di credito, manutenzione dei sistemi informatici).
- Aziende che acquistano e/o rivendono i servizi di Qboxmail per i dati raccolti al punto 1.2.
Nel caso in cui l’account Qboxmail dell’utente fosse gestito tramite un rivenditore, l’amministratore del dominio e i rivenditori che forniscono assistenza all’azienda dell’utente avranno accesso ai dati dell’account Qboxmail dell’utente (compresi indirizzo email e altri dati).
L’amministratore del dominio potrebbe:
- Visualizzare statistiche relative all’account dell’utente, ad esempio statistiche sul traffico email.
- Modificare la password dell’account dell’utente.
- Sospendere o cancellare l’account.
- Accedere a informazioni memorizzate nell’account dell’utente o conservarle.
- Ricevere informazioni dell’account dell’utente per rispettare una legge o una norma vigente, un procedimento legale o una richiesta da un governo obbligatoria.
- Limitare la capacità dell’utente di eliminare o modificare informazioni o impostazioni sulla privacy.
Per ulteriori informazioni, fare riferimento alle norme sulla privacy del rivenditore.
Diritti dell’interessato
In ogni momento è possibile accedere ai dati, opporsi al trattamento o chiedere la cancellazione, la modifica o l’aggiornamento di tutte le informazioni personali raccolte da Qboxmail, esercitando il diritto alla limitazione del trattamento e il diritto alla portabilità dei dati, inviando un’email all’indirizzo privacy@qboxmail.it.
Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è Qboxmail Srl con sede legale in Via Pollative 111/o, 59100 Prato (PO) Italia.
Responsabile del trattamento
Il Responsabile del Trattamento, cui è possibile rivolgersi per esercitare i diritti e/o per eventuali chiarimenti in materia di tutela dati personali, è raggiungibile inviando un’email all’indirizzo privacy@qboxmail.it.
