General Data Protection Regulation

General Data Protection Regulation

Il 25 Maggio 2018 è entrato in vigore il nuovo regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR, General Data Protection Regulation), un regolamento con il quale la Commissione europea intende uniformare la protezione dei dati personali dei cittadini dell’Unione Europea.

Il regolamento si applica a tutte le aziende che trattano dati di cittadini europei, anche se queste non hanno sede all’interno dell’Unione. Per questo motivo è importante affidarsi ad un fornitore di servizi che stia applicando correttamente le prescrizioni previste dalla nuova normativa (Regolamento UE 2016/679).

Qboxmail e il GDPR

Qboxmail ha intrapreso un percorso di analisi ed adeguamento dei propri sistemi informativi, di procedure, di sensibilizzazione e formazione del personale, al fine di garantire ai propri clienti ed utenti l’applicazione di tutte le prescrizioni che il regolamento prevede.

Qboxmail garantisce ai propri Clienti ed Utenti la corretta applicazione delle disposizioni del GDPR per i servizi di gestione email aziendali.

Privacy by default and by design

Da sempre i nostri software sono progettati e realizzati seguendo il concetto “Data protection by default and by design”.

Integrità e sicurezza dei dati

Utilizziamo la cifratura dei dati per i quali riteniamo di dover garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio di una loro perdita o furto. E’ inoltre attiva una procedura per firmare digitalmente i file di log e dare loro data certa in conformità alla normativa Italiana.

Nuova Informativa Privacy

È stata resa disponibile la una nuova informativa privacy conforme alle direttive del regolamento GDPR.

Conservazione Log a norma di legge

Ci facciamo carico di conservare i log a norma di legge per il periodo prescritto dalla normativa Italiana.

Esportazione dei dati

Le funzionalità POP ed IMAP consentono agli amministratori di esportare i dati dei clienti in qualsiasi momento nel periodo di validità del contratto. I log degli accessi e gli audit log possono essere esportati come CSV.

Eliminazione dei dati

I clienti possono eliminare i propri dati in qualsiasi momento. Quando viene inviata una richiesta di eliminazione definitiva (come la cancellazione di un Account Email), il dato verrà rimosso da qualsiasi sistema entro un massimo di 60 giorni, salvo diversi obblighi normativi.

Riservatezza dei dati

Rendiamo disponibile da sempre la crittografia per proteggere i dati in transito. Tutti i servizi Webmail, POP, IMAP, SMTP sono accessibili in maniera predefinita tramite TLS.

Gestione delle vulnerabilità

Per rilevare eventuali vulnerabilità software, utilizziamo strumenti sviluppati internamente, oltre a test periodici per verificare possibili violazioni.

Registro dei trattamenti

Abbiamo predisposto un Registro dei trattamenti, ovvero un registro delle attività di trattamento svolte, a disposizione dell’autorità di controllo.

Formazione del personale

Tutti i collaboratori di Qboxmail hanno seguito dei percorsi di formazione interni relativi alle prescrizioni del GDPR e sono costantemente aggiornati e sensibilizzazione sui temi della sicurezza e riservatezza dei dati che trattiamo.

Titolare del trattamento dati

Qboxmail Srl opera come “Titolare del trattamento dati” quando determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali.

È il caso in cui Qboxmail raccoglie i dati per la fatturazione, miglioramento del servizio, operazioni di vendita, richieste di assistenza tecnica, gestione commerciale o quando Qboxmail tratta i dati personali dei propri dipendenti.

In questo caso, i “tuoi” dati ospitati sui servizi di Qboxmail, non sono interessati, diversamente da alcune informazioni che riguardano te o i tuoi dipendenti (ad esempio informazioni relative a identità e coordinate del tuo contatto in Qboxmail nell’ambito di una richiesta di Supporto).

In questi casi Qboxmail garantisce di:

  • Limitare la raccolta dei dati a quelli strettamente necessari
  • Non utilizzare i dati personali per scopi diversi da quelli per cui sono stati originariamente raccolti
  • Conservare i dati personali per un periodo limitato, ovvero per l’intera durata del contratto e i successivi 36 mesi
  • Non trasferire questi dati a terzi che non facciano parte delle società del Gruppo o che non sono coinvolte nell’esecuzione del contratto

Responsabile del trattamento dati

Qboxmail Srl opera come “Responsabile del trattamento dati” quando tratta dati personali per conto di un Titolare del trattamento.

È il caso che si verifica quando si utilizzano i servizi Qboxmail e si archiviano i dati personali degli utenti sull’infrastruttura di Qboxmail. Entro i limiti dei suoi vincoli tecnici, Qboxmail tratterà i dati ospitati esclusivamente secondo le indicazioni, e per conto dei Clienti, i quali risultano Titola del trattamento oppure hanno ricevuto istruzioni per essere autorizzati dagli eventuali altri Titolari a consentire a Qboxmail il Trattamento.

In questi casi Qboxmail si impegna a:

  • Trattare i dati personali esclusivamente ai fini della corretta esecuzione dei servizi
  • Non trasferire i tuoi dati al di fuori dell’UE
  • Implementare standard elevati di sicurezza al fine di garantire un alto livello di sicurezza ai nostri servizi
  • Avvisarti il prima possibile in caso di violazione dei dati
  • Assisterti nell’adempiere ai tuoi obblighi normativi fornendoti un’adeguata documentazione dei nostri servizi

Cosa devono fare i clienti di Qboxmail

  • Consultare un esperto per ottenere consigli legali relativi alla propria azienda
  • Comunicare agli utenti che, per i servizi attivi con noi, il Responsabile del trattamento dati è Qboxmail Srl
  • Aggiornare la propria Informativa Privacy in modo che tenga in considerazione quella di Qboxmail Srl
  • Disporre di una propria base giuridica per trattare e condividere i dati degli utenti con noi

FAQ

Viene definito Titolare del Trattamento dei dati colui che determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali.

Viene definito Responsabile del trattamento dei dati colui che tratta i dati personali per conto di un Titolare del Trattamento dei dati.

I dati personali sono tutte le informazioni relative a una persona vivente identificata o identificabile. Anche le varie informazioni che, raccolte insieme, possono portare all’identificazione di una determinata persona costituiscono i dati personali.

Sono dati sensibili quelli che possono rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, lo stato di salute e la vita sessuale.

  • Nome e cognome
  • Indirizzo di casa
  • Indirizzo e-mail, come nome.cognome@azienda.com
  • Numero della carta d’identità
  • Dati sulla posizione (ad es. la funzione di posizionamento su un telefono cellulare)
  • Un indirizzo IP (Internet Protocol)
  • Un ID cookie
  • L’identificativo pubblicitario del proprio telefono
  • Numero di iscrizione al registro delle imprese di una società
  • Indirizzo e-mail, come info@azienda.com
  • Dati resi anonimi

Il trattamento copre una vasta gamma di operazioni eseguite sui dati personali, incluse quelle con mezzi manuali o automatizzati. Comprende la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione di dati personali.

I dati archiviati dal cliente, che si avvale dei servizi Qboxmail, restano di proprietà del cliente.
Qboxmail non accede a questi dati né li utilizza, se non quando è strettamente necessario e nei limiti dei propri vincoli tecnici.

Qboxmail accede ai dati soltanto nelle seguenti situazioni:

  • Ai fini dell’esecuzione dei servizi e in particolare per ottimizzare l’assistenza ai clienti nel momento in cui contattano il supporto tecnico di Qboxmail. In questo caso, gli accessi ai dati degli utenti rimangono controllati grazie ad autorizzazioni precise e registri delle attività
  • Per adempiere agli obblighi legali nel contesto di richieste giudiziarie e/o amministrative, rigorosamente controllate

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