Email sparite? Come individuare la causa e recuperarle
Può capitare di non riuscire più a trovare un messaggio email o addirittura di aprire la propria casella di posta e scoprirla completamente vuota. Nella maggior parte dei casi è difficile che si tratti di un problema tecnico. Molto più probabilmente la causa della sparizione dei messaggi è un errore involontario dell’utente, o una configurazione male impostata. Se invece si è più fortunati, i messaggi si potrebbero trovare in una cartella diversa da quella in cui l’utente sta cercando.
In questo articolo proviamo a capire insieme quali sono le cause più frequenti per cui i messaggi email possono andare persi, come provare a recuperarli e come evitare che succeda di nuovo.
Cause frequenti
Alcune delle cause più frequenti alla base della sparizione dei messaggi sono le seguenti:
- Se all’account di posta viene collegato un nuovo dispositivo configurandolo con protocollo POP, per poter leggere i messaggi della posta in arrivo essi verranno scaricati localmente sul dispositivo e cancellati dal server. Accedendo poi al medesimo account da un diverso dispositivo la INBOX risulterà vuota.
- Se la casella email è configurata e condivisa su diversi dispositivi con protocollo IMAP occorre fare attenzione alla cancellazione dei messaggi. Se l’utente decide di fare pulizia delle email su un preciso dispositivo, pensando magari di liberare spazio solo su quel dispositivo, bisogna tenere presente che i messaggi vengono invece rimossi a livello centrale (server) e quindi spariscono da tutti i dispositivi.
- Un’altra situazione in cui occorre prestare molta attenzione è quando si esegue un’azione su una selezione multipla di messaggi. Nel caso in cui, per esempio, vengano selezionati tanti messaggi per spostarli in una cartella, un utente distratto potrebbe spostarli in una cartella sbagliata oppure premere cancella invece che sposta.
Un caso invece molto raro, ma che può comunque verificarsi, è l’accesso non autorizzato alla propria casella email, ovvero quando qualcuno entra in possesso delle credenziali di accesso e intenzionalmente cancella tutti i messaggi.
Come individuare il problema
Per riuscire a capire quale delle casistiche sopra descritte si sia verificata occorre avere accesso a strumenti di analisi delle attività e dei log.
Alcuni client email hanno un registro delle attività che può aiutare a capire almeno quando i messaggi sono stati cancellati. Ma da sola questa informazione potrebbe non bastare: occorre sapere da quale postazione è stata eseguita l’azione per poter determinare con sicurezza quale evento abbia causato la cancellazione del messaggio.
Il proprio fornitore di servizi email ha alcuni dettagli per ogni sessione di collegamento alle caselle email, come data e ora di accesso, indirizzo IP di connessione, durata, mole di dati trasferiti e numero di messaggi cancellati. Incrociando queste informazioni con il momento in cui è avvenuta la cancellazione dei messaggi è possibile risalire alla postazione e al responsabile della cancellazione.
È però importante verificare se il provider è disponibile a fornire questi dati agli utenti in modo completo e chiaro. Qboxmail ha ideato strumenti appositi sempre a disposizione dei propri utenti.
Come recuperare i messaggi cancellati
A meno che non si scopra che i messaggi erano stati semplicemente spostati in un’altra cartella, è necessario avere a disposizione un backup recente dal quale recuperare i messaggi cancellati.
È sempre consigliato avere un backup delle email. Gli utenti più scrupolosi ne avranno uno personale, magari conservato localmente, ma potrebbe anche essere il fornitore del servizio ad offrire un comodo servizio di backup automatico.
Un fattore importante che dovrebbe influire sulla scelta del proprio fornitore è proprio il servizio di backup: se non fosse previsto, potrebbe non essere possibile il recupero di messaggi cancellati per errore. Inoltre, bisogna sempre accertarsi che il backup sia disponibile agli utenti, può infatti capitare che il fornitore indichi il backup come presente, ma non renda disponibile l’accesso dei dati agli utenti.
Gli strumenti ideati da Qboxmail per trovare messaggi spariti
Il team di Qboxmail ha ideato e sviluppato due strumenti fondamentali: Tracemail e Mail Time Machine.
Si tratta di tool che consentono agli utenti
- di ricavare informazioni dettagliate e di semplice interpretazione su messaggi che non riescono a trovare,
- di consultare e ripristinare messaggi che erano stati eliminati definitivamente.
Tracemail: lo strumento per capire cos’è successo ai messaggi spariti
Tracemail è lo strumento di Qboxmail che fornisce supporto agli utenti che stanno cercando informazioni su messaggi spariti dalla propria casella.
Nella sezione Accessi è possibile consultare per ogni sessione IMAP o POP il numero di messaggi cancellato, oltre a tutti i dettagli relativi alla sessione stessa. Individuando il messaggio eliminato, sarà quindi possibile determinare durante quale sessione l’azione è stata eseguita. Inoltre i log possono essere esportati in formato .CSV così da poter essere facilmente rielaborati dall’utente per ricavarne ulteriori informazioni.
Se invece l’email sparita non è stata cancellata ma solamente spostata, risulta molto utile un’altra funzionalità di Tracemail: Localizza Messaggio. In pochi click è possibile scoprire in quale cartella, cestino e spam compresi, si trova la mail che non si riesce a trovare.
Per approfondire Tracemail, leggi qui.
Mail Time Machine: verifica e recupero dei backup
Mail Time Machine è un altro fondamentale strumento che Qboxmail mette a disposizione dei propri utenti. MTM conserva automaticamente backup delle caselle email per 15 giorni e gli utenti hanno la possibilità di consultare, scaricare singoli messaggi e perfino chiedere di ripristinare tutti i messaggi presenti nella loro casella in un preciso giorno, recuperando quindi anche i messaggi che pensavano di aver eliminato definitivamente. Il ripristino dei messaggi non comporterà l’eliminazione di nessun messaggio che nel frattempo è stato ricevuto o inviato dalla casella email.
Se vuoi approfondire MTM, ne abbiamo parlato qui.
