OOO: come scrivere una risposta automatica che funziona

Stai per andare in ferie? Prima di chiudere tutto, ricordati di configurare il messaggio Out-of-Office (OOO).
L’OOO è la risposta automatica che la tua casella invia a chi ti contatta durante il periodo di assenza: appena arriva un’email mentre sei in vacanza, in trasferta o impegnato in un evento, il mittente riceve subito il testo personalizzato da te impostato.

Con un OOO chiaro e professionale stabilisci fin da subito confini netti, mostrando cortesia verso chi ti scrive e fornendo indicazioni precise sui tempi di risposta. 
Molti aggiungono alla firma un breve avviso sulle ferie imminenti, per prevenire dubbi e richieste fuori tempo.

La Webmail di Qboxmail ti permette di impostare il tuo messaggio OOO in pochi, rapidi passaggi: Impostazioni → Autorisponditore → imposta e configura la tua risposta automatica, controlla bene testo e date di OOO → salva

Come scrivere un OOO efficace

Scrivi chiaro, subito

Comunica in modo diretto il tuo periodo di assenza. Non serve girarci intorno con “a causa di impegni lavorativi sarò momentaneamente assente dall’ufficio”. Basta: “Sarò assente dal [data] al [data]. Tornerò operativo da [data]”. Se controllerai saltuariamente la posta, specificalo solo se necessario e solo se lo farai davvero.

Evita dettagli inutili

Non scrivere dove vai, perché, con chi e cosa farai. Se sarai fuori per un evento a chi ti scrive non interessa, un generico “sono fuori ufficio” o “in ferie” è più che sufficiente.

Offri un’alternativa di contatto

Se puoi contare su un collega o un reparto per rispondere alle urgenze al posto tuo, indica il/i referente/i con nome, ruolo e contatto.

Niente auto-reply agli spammer

Molti non ci pensano, ma anche le risposte automatiche generano traffico. E se finisci per rispondere a un’email spam, il tuo indirizzo potrebbe essere contrassegnato come attivo e ricevere ancora più posta indesiderata.
Limita le risposte automatiche ai mittenti conosciuti o a domini affidabili, per non attirare spam.

Testa tutto prima di partire

Verifica che la regola sia attiva solo nel periodo giusto e che il messaggio arrivi una sola volta per mittente. Meglio fare un rapido test con un collega, per evitare errori, refusi o risposte multiple allo stesso mittente.