Confronto servizi email hosting: Server Mail dedicato

Con l’articolo di oggi, inizieremo ad analizzare le alternative offerte dal mercato per quanto riguarda la gestione dell’email hosting. L’obiettivo è quello di valutare le possibili opzioni per darti dei metri di paragone che ti aiuteranno a scegliere l’opzione più adatta alle tue esigenze.

Ogni pubblicazione di questa serie, contiene informazioni rilevanti che possono essere utilizzate indipendentemente. È comunque consigliata la lettura integrale della serie, per carpire tutte le utili informazioni e utilizzarle a tuo vantaggio! 
Se non l’hai ancora fatto, ti consiglio di dare un’occhiata ai capitoli precedenti della serie:

1. L’importanza della gestione delle email professionali
2. Vendita di servizi email professionali: 7 buone abitudini

Per effettuare una comparazione neutrale e che sia effettivamente utile per valutare la scelta del servizio più adatto alle tue esigenze, confronteremo 5 categorie di alterative presenti sul mercato, analizzando per ognuna di esse le 7 caratteristiche più importanti che un servizio di email hosting moderno dovrebbe avere.

I 7 punti sui quali si baserà l’analisi comparativa sono:

1. Modalità di utilizzo per il rivenditore. Quali caratteristiche sono presenti? È di semplice utilizzo? Che possibilità / opportunità / minacce ci sono per il rivenditore?
2. Sicurezza e Deliverability. Sono le caratteristiche fondamentali per un servizio di email. Se non sono ad un livello adeguato, tutte le altre caratteristiche perdono di significato.
3. Help Desk. Come si possono gestire le richieste di assistenza dei tuoi clienti che inevitabilmente riceverai?
4. Strumenti per la migrazione. Quando acquisisci un nuovo cliente, probabilmente dovrai effettuare una migrazione, che se non gestita in maniera adeguata può diventare una bella spina nel fianco.
5. Servizi di backup. Al giorno d’oggi sono fondamentali, e devono essere presi in considerazione nel valutare un servizio di email hosting.
6. Capienza delle caselle. I tuoi clienti hanno sicuramente diverse necessità quando si parla di capienza di una casella. Quanta flessibilità ti offrono i vari provider?
7. Prezzo e costi. Non è un caso che sia l’ultimo punto, non dovresti nemmeno considerarlo. Ma dato che sono certo che sia comunque di tuo interesse, parliamone.

Le 5 alternative che confronteremo sono:

1. Server Mail dedicato
2. Caselle di posta dei Web Hosting Providers
3. Microsoft 365
4. Google Workspace 
5. Qboxmail

 Server mail dedicato 

Modalità di utilizzo per il rivenditore

La caratteristica principale di un server mail dedicato è sicuramente il pieno controllo. 
Ma ahimè, la libertà si paga a caro prezzo, tutto il processo di installazione e configurazione dipende solo da te! 
Innanzitutto devi scegliere una macchina (Linux o Windows) e devi calcolare bene, anzi benissimo, quali sono le tue esigenze perché cambiare ti costerà non poco. Poi devi scegliere un software per la gestione (ad esempio Plesk Cpanel o Iredmail). Il tutto deve essere sempre aggiornato e con le giuste licenze, pena il blocco del servizio. Ed infine devi calcolare che ciclicamente le macchine vanno rinnovate, l’avanzamento tecnologico e la saturazione delle risorse non ti lasceranno altra scelta. 

Sicurezza e Deliverability 

Il motto se scegli un server mail dedicato: ci devi pensare te! 
Dunque, per garantire la sicurezza ai tuoi clienti dovrai ricercare, scegliere ed installare dei prodotti per l’email security.
Non puoi certo trattare questo argomento con superficialità, quindi armati di pazienza e scegli ponderatamente la giusta soluzione. 

Stessa cosa per quanto riguarda la deliverability. I protocolli per l’autenticazione (SPF, DKIM, DMARC) possono essere utilizzati sui server dedicati, però, di nuovo tocca a te tutto il lavoro sporco di studiare il loro funzionamento. 

Help Desk

Nel supporto, qualche vantaggio c’è. Avendo il pieno controllo non devi aspettare in eterno la risposta al ticket che hai aperto tre giorni fa. 
L’altra faccia della medaglia è che nessuno verrà ad aiutarti. Hai mai controllato ed interpretato i log di un server Postfix o Dovecot? Se la risposta è si, probabilmente ti manca già qualche diottria e sai che può essere un’attività difficile da fare.

Strumenti per la migrazione

Come per la sicurezza, anche in questo caso dovrai cercare, analizzare e scegliere il servizio esterno più adatto per la migrazione. 
La libertà di poter scegliere, ti costringe ad utilizzare molto del tuo tempo nella ricerca e valutazione di alternative per funzioni che altrimenti avresti incluse. 

Backup

A questo punto credo sia palese la risposta. Dovrai inevitabilmente affidarti ad un servizio gestito in autonomia o esterno.

Capienza caselle

Per quanto riguarda la capienza delle caselle, il server dedicato è senza ombra di dubbio la soluzione migliore. Avendo il pieno controllo potrai creare caselle di qualsiasi dimensione. L’unico limite sarà la capienza del server stesso. Ma devi garantire una sufficiente affidabilità di questi dati. 

Prezzo e costi

Lo so a cosa stai pensando: “il server dedicato, una volta installato correttamente, mi permette di marginare di più perché non devo pagare per spazio o singole caselle” Bravo!! Adesso però facciamo due conti, va bene? 
Un server che abbia senso ha un canone annuale di circa 2000€/2500€. Poi devi aggiungere alcune parti di ricambio e tutti i servizi esterni che abbiamo appena elencato: antispam, antivirus, tool per la migrazione, backup, il costo di rifare tutto da capo quando dovrai prendere un server nuovo, ecc. 
I costi per questi servizi sono più disparati, lascio a te la scelta e il calcolo. 
Ovviamente dovrà essere online 24/24 e 365 giorni all’anno con i relativi costi di consumo elettrico. A meno che tu non abbia un pannello fotovoltaico dedicato, la spesa dell’energia elettrica per mantenere acceso il server nel 2022 non è più trascurabile. Inoltre, che sia un’operazione svolta da te oppure da una figura esterna, ogni server necessita di assistenza sistemistica, che ti costerà o molto tempo o molte risorse. 
E dulcis in fundo, come tutti gli hardware il server dedicato ha le ore contate. Per garantire ai tuoi clienti un servizio altamente performante, dovresti considerare di cambiare macchina una volta ogni 2/4 anni. 

Ancora sicuro che sia la soluzione economicamente più vantaggiosa?

Nel secondo articolo della seria analizziamo un’altra alternativa offerta dal mercato dell’email hosting: le caselle email offerte dai web hosting provider.