Disattivazione Casella Email: nuova funzionalità per la Privacy

Qboxmail aiuta le aziende a rispettare le linee guida del Garante e del GDPR

Quando un dipendente lascia l’azienda, la gestione del suo account email deve avvenire nel pieno rispetto delle normative sulla privacy.
Le linee guida del Garante per la protezione dei dati personali e il Regolamento GDPR stabiliscono che una casella nominativa non possa restare attiva né essere consultata dopo la cessazione del rapporto di lavoro.

Per questo motivo Qboxmail ha introdotto la funzione di Disattivazione Casella Email, che consente di rispettare gli obblighi di legge tutelando al tempo stesso l’operatività aziendale.

Come funziona la disattivazione

Dal Pannello di Controllo o tramite API, gli amministratori possono disattivare una casella email rendendola immediatamente inaccessibile.
La casella non può più ricevere nuovi messaggi, e chi scrive riceve automaticamente un messaggio di rimbalzo con un indirizzo alternativo per i contatti professionali.
Tutte le azioni vengono registrate nel Registro delle attività, garantendo tracciabilità e conformità alle policy interne.

In caso di necessità legale o di conservazione a fini probatori, il contenuto della casella può essere archiviato in modo sicuro per un periodo limitato e consultato solo da personale autorizzato, con registrazione di ogni accesso.

Gestione dei ruoli e sicurezza operativa

La disattivazione rispetta la gerarchia dei ruoli: un utente con privilegi inferiori non può modificare o riattivare caselle gestite da ruoli superiori.
La casella può essere successivamente riattivata o eliminata definitivamente, secondo le policy aziendali.

Un supporto concreto alla conformità GDPR

Grazie a questa funzionalità, i clienti di Qboxmail possono gestire la posta elettronica aziendale in modo conforme e trasparente, senza rischi di violazione dei dati personali.
La disattivazione della casella email è disponibile per tutti i clienti, sia dal Pannello di Controllo Qboxmail sia tramite API.