Email e GDPR 2025: checklist rapida

Chi gestisce servizi email deve assicurarsi che la gestione delle email sia pienamente conforme al GDPR, soprattutto in linea con le norme aggiornate per il 2025.
Il rischio di violazioni non riguarda solo il titolare del trattamento, ma anche i fornitori di servizi, chiamati a garantire sicurezza, tracciabilità e corretta conservazione dei dati personali.

Ecco una rapida checklist operativa per verificare se la tua gestione delle email è davvero a norma.

Dove sono conservati i dati

Uno dei primi punti da verificare riguarda la localizzazione fisica dei dati.
I server che ospitano la posta elettronica devono trovarsi in Europa o in paesi riconosciuti come adeguati dall’Unione Europea.
Utilizzare provider soggetti a normative extra-europee può comportare rischi: anche in assenza di autorizzazione, le autorità straniere potrebbero richiedere accesso ai dati.
Garantire la sovranità europea dei dati è un’azione concreta sempre più richiesta da parte dei clienti più consapevoli.

Sicurezza nella trasmissione e nell’archiviazione

Un altro elemento fondamentale è la protezione delle comunicazioni.

Tutte le email devono viaggiare su connessioni sicure (SSL/TLS) e i sistemi devono prevedere meccanismi integrati per il filtraggio di spam, phishing e malware.
Non si tratta solo di proteggersi da attacchi informatici: il GDPR richiede espressamente che le aziende adottino “misure tecniche e organizzative adeguate” per garantire la sicurezza dei dati personali.

Backup e conservazione dei dati a norma

Un’infrastruttura email conforme non può prescindere da una gestione accurata di backup e retention.
Le email devono essere sottoposte a backup automatici regolari, e deve essere chiaro per quanto tempo i dati saranno conservati.
Conservare le email troppo a lungo espone a rischi di violazione del GDPR; eliminarle troppo presto può impedire di rispondere adeguatamente a dispute legali o richieste di accesso ai dati.
L’equilibrio corretto dipende dalle esigenze operative e dalle normative specifiche di settore, ma deve essere documentato e rispettato.

Rispondere alle richieste di accesso, rettifica e cancellazione

Una gestione email conforme significa anche essere pronti a rispondere rapidamente alle richieste degli interessati.
Che si tratti di accesso ai dati, di rettifica o di cancellazione, il GDPR impone tempi precisi e modalità operative sicure.
È quindi indispensabile che il sistema email consenta di identificare, esportare o cancellare in modo selettivo i dati di una persona, senza procedure complesse o rischi di errore.

Tracciabilità, metadati e audit

Ultimo ma non meno importante: la tracciabilità delle operazioni.
Accessi, invii, modifiche devono essere registrati in log sicuri e accessibili in caso di audit o verifiche.
Nel caso dei servizi email, questi log – noti anche come metadati – rappresentano le informazioni che raccontano il percorso tecnico di ogni messaggio (mittente, destinatario, IP, dimensione, timestamp), ma non includono mai il contenuto delle email.
È importante sapere che oggi esistono limiti stringenti sull’accesso a questi metadati, soprattutto quando riguarda l’attività dei dipendenti. 
Il Garante Privacy ha chiarito che, in assenza di accordi sindacali, il datore di lavoro può consultare i metadati solo entro 7 giorni dall’evento, estendibili di 48 ore per comprovate esigenze. Tuttavia, questo non significa che i log debbano essere cancellati: i fornitori di servizi sono obbligati per legge a conservarli fino a 6 mesi o più, a seconda della finalità (ad esempio per motivi di assistenza tecnica o obblighi legali).

Essere conformi al GDPR non significa solo evitare sanzioni, ma anche tutelare concretamente i dati dei tuoi clienti, collaboratori e dipendenti.
Verifica regolarmente la tua infrastruttura email, definisci policy chiare e scegli strumenti che ti aiutino davvero a rispettare le normative.

Con Qboxmail hai già tutti gli strumenti per garantire una gestione delle email conforme al GDPR.
Assicurati di applicare correttamente le impostazioni anche ai domini dei tuoi clienti: puoi configurare la visibilità dei log a 21 giorni direttamente dal Pannello di Controllo.
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