Scegliere il giusto SMTP per ogni tipo di Email

Le email sono, e saranno, il canale principale di comunicazione sul web. Per un po’ di tempo si è pensato che i social network potessero in qualche modo sostituirsi a questo strumento ma, almeno in ambito business, non vedo questa possibilità.

Per questo è fondamentale che le nostro comunicazioni arrivino sempre a destinazione e soprattutto che arrivino nella INBOX e non classificate come Spam. Il mezzo attraverso il quale le nostre email vengono consegnate a destinazione è il server SMTP. Molti utenti, ma anche Email ed Hosting provider, tendono ad utilizzare e fornire ai loro utenti un unico server SMTP da utilizzare per qualsiasi tipo di invio. Le conseguenze di questa brutta pratica sono presto dette, i server SMTP finiscono spesso nelle blacklist in quanto utilizzati per inviare newsletter “non gradite”, gli utenti che devono inviare email ai loro colleghi sperimentano spesso la mancate ricezione stesse ed il Service Provider di trova continuamente inondato di lamentele.

Facciamo quindi chiarezza su come scegliere il giusto server SMTP per ogni tipo di comunicazione. Definiamo prima di tutti i vari tipi di email che abitualmente inviamo e riceviamo:

• email interpersonali: sono le email che ci scambiamo con i nostri amici e colleghi
• email transazionali: sono le email che riceviamo a seguito di una certa azione come la registrazione ad un sito web, la conferma d’ordine o il recupero password
• email di massa o bulk email: sono tutte le comunicazione che riceviamo più o meno involontariamente, ad esempio le Newsletter, annunci di nuovi prodotti e servizi e che spesso lambiscono il confine dello Spam o dell’indesiderato

Le email interpersonali generalmente le inviamo tramite l’SMTP del nostro provider o dalla Webmail, devono passare da un SMTP ben configurato e protetto dagli abusi in quanto ci aspettiamo che arrivino sempre e comunque a destinazione. Un buon server SMTP per questo tipo di messaggi devo porre dei rigidi paletti (Policy) all’invio per evitare che possa essere utilizzato per l’invio di email di massa che quasi sicuramente ne farebbero peggiorare la Deliverability a scapito di molti. Accertatevi che il vostro Provider abbia delle policy, è anche a vostra tutela.

Le email transazionali sono le più attese dall’utente e devono arrivare nel minor tempo possibile, l’utente sa infatti di doverne ricevere una e l’attende impazientemente. Un buon server SMTP per le email transazionali (o transactional email) deve essere ben ottimizzato per consegne veloci, essere presente nelle varie whitelist pubbliche, prevedere l’autenticazione dei messaggi con SPF e DKIM, ma soprattutto deve inviare delle email ben formattate, magari solo testo. Consiglio are molta attenzione alla configurazione di questo SMTP e di non fare troppo affidamento alle funzioni tipo mail() di PHP che non si sa bene dove fanno transitare i messaggi.

Le email di massa sono le più critiche da gestire ed inviare, il rischio che il server SMTP che le invia finisca in una blacklist o che vengano marcate  come Spam è elevatissimo. Predisporre in proprio un infrastruttura per l’invio di Newsletter, DEM o messaggi pubblicitari in generale potrebbe essere un compito duro e se non ben fatto vi porterà in poco tempo a bruciarvi la vostra reputazione (o meglio quella del vostro dominio). Normalmente per questo tipo di invii è necessario non un solo server SMTP ma una batteria di server e di indirizzi IP e soprattutto un volume di invio costante. Se avete una lista di 20.000 contatti ai quali inviate una comunicazione a settimana il rischio che la vostra reputazione sia compromessa è forte. Affidatevi a chi offre servizi professionali per l’invio di questi messaggi.

Ricapitolando, alcuni consigli per tutti. Se siete un Email o Hosting Provider pensateci due volte prima di offrire un servizio di “Invio Illimitato” a canone fisso, rischiate solo di fare da collettore di spammer accaniti. Se siete un utente o un azienda che deve inviare comunicazioni importanti informatevi sull’infrastruttura che il vostro Provider vi offre e su che precauzioni sono state prese per tutelarvi da possibili abusi altrui.