Caratteristiche di Qboxmail

Mail Time Machine

Mail Time Machine permette a tutti gli utenti di Qboxmail di accedere ai backup della propria casella email da oggi a 7 giorni indietro.

L’accesso a Mail Time Machine (abbreviato MTM) è possibile tramite l’apposita interfaccia Mail Time Machine inserendo il proprio indirizzo email, la propria password e selezionare il giorno per il quale si vuole visionare il backup. Una volta eseguito il login si presenta un interfaccia del tutto identica ad una webmail ma con funzionalità limitate (essendo i backup di sola lettura). Per impostazione predefinita vengono mostrate solo le cartelle predefinite (INBOX, Sent, Drafts, Trash, Spam), se l’utente aveva creato altre cartelle è possibile renderle visibili accedendo al menù Gestione cartelle raggiungibile nell’angolo in basso a sinistra (icona Ingranaggio).

I backup sono eseguiti, tramite tecnologia Snapshot di NetApp, alla mezzanotte di ogni giorno e contengono quindi tutti i messaggi in tutte le cartelle che erano presenti in quel dato momento nella Mailbox dell’utente sui nostri server.

Tramite MTM è possibile:

  • consultare le email presenti nel backup
  • scaricare singoli messaggi email in formato EML
  • scaricare gruppi di messaggi email in formato MBOX o Maildir

Per scaricare uno o più messaggi è sufficiente selezionare quegli desiderati e poi cliccare sulla voce Azioni -> Scarica del menù.

I backup sono di sola lettura, non è quindi possibile nemmeno per sbaglio, cancellare o modificare il loro contenuto. I backup sono relativi a quando presente nella casella email dell’utente sul server, un utente che scarica i messaggi in POP3 e quindi svuota la sua casella lato server la troverà vuota. Al contrario gli utenti che usano IMAP troveranno una “fotografia” esatta della loro casella email al momento del backup.

Nel caso in cui l’utente desideri eseguire un ripristino totale della Mailbox, o di alcune cartelle, ad esempio a seguito di una cancellazione accidentale, è possibile richiedere al supporto di Qboxmail di eseguire l’operazione alle condizioni indicate nelle Modalità di recupero backup tramite operatore.

La disponibilità dei backup è garantita tramite l’accesso agli Snapshot presenti sullo storage di replica il che garantisce all’utente una maggiore disponibilità del servizio e la certezza che i sistemi di replica e sicurezza dei dati implementati in Qboxmail stiano funzionando correttamente.

Certificato SSL Dedicato per i Servizi Email

Per i rivenditori che hanno raggiunto determinati volumi di vendita è possibile richiedere l’aggiunta di un proprio dominio al certificato SSL presente sui servizi POP/IMAP/SMTP di Qboxmail. Questo servizio, detto Private Label, consente di far inserire ai propri utenti un nome server legato al vostro dominio/brand nelle impostazioni di accesso ai servizi con TLS/SSL abilitato senza che questo comporti un avviso di sicurezza di certificato non valido.

Il vostro dominio viene aggiunto in forma wildcard quindi qualsiasi sotto dominio di primo livello risulterà valido per l’accesso ai servizi. Il certificato sarà valido per accedere ai seguenti servizi:

  • POP
  • IMAP
  • SMTP

La configurazione DNS da impostare per il dominio che volete certificare è descritta nelle impostazioni DNS avanzate. I Record MX dei domini su cui sono attive le caselle email devono rimanere quegli standard di Qboxmail.

L’attivazione del servizio ed il suo conto viene valutata a progetto.

Il numero di domini che possono essere aggiunti al nostro certificato SSL è limitato per cui tutte le richieste devono essere prima approvate dal reparto commerciale di Qboxmail. Il dominio per il quale si richiede l’aggiunta al certificato SSL di Qboxmail non necessariamente, anche se è preferibile, deve avere delle caselle email attive con noi, l’importante è che sia possibile inviare una email di verifica della proprietà alla casella postmaster@DOMINIO al momento della richiesta ed ai successivi rinnovi.

La personalizzazione sia grafica che con Certificato SSL per la Webmail segue un altra procedura ed è gratuita per i rivenditori. Maggiori dettagli sulla personalizzazione SSL della Webmail.

La personalizzazione sia grafica che con Certificato SSL per il Pannello di Controllo è gratuita per i rivenditori e può essere attivata in autonomia direttamente dal pannello attraverso il menù Personalizzazioni.

Caselle email da 25GB

Dal Pannello di Controllo di Qboxmail o tramite API è possibile creare caselle email fino alla dimensione massima di 25GB, al posto dei normali 8GB consentiti. I Clienti che pagano annualmente hanno un numero massimo di caselle da 25GB attivabili, i Clienti con il pagamento mensile a consumo possono attivare illimitate caselle email da 25GB.

Per la loro attivazione selezionare il dominio interessato dalla lista, cliccare sul suo nome e poi andare nella scheda Impostazioni > Limiti. Nella casella “Max email quota” impostare 25GB, in “Quota default” impostare invece il valore di quota predefinito con il quale si vuole siano create le nuove caselle email. A quel punto andando nelle impostazioni di un singolo Email Account sarà possibile selezionare la nuova quota da 25GB.

Per uno stesso dominio possono essere configurate sia alcune caselle email da 8GB sia alcune caselle email da 25GB.

Selezionando il Dominio, nella scheda Email Account è possibile vedere la lista di tutte le caselle email, le rispettive quota assegnate e lo spazio occupato.

Gli account da 25GB oltre ad un limite sullo spazio disco utilizzabile hanno anche un limite sul numero di messaggi email che possono contenere al loro interno. Il limite sul numero di messaggi è solo un sistema di protezione da eventuali abusi e di norma nessun utente lo raggiungerà mai.

Le caselle email da 25GB hanno un canone pari a 2€/mese+IVA per ogni account (sono disponibili sconti per i rivenditori). Il costo per la quota da 16GB è identico a quello per la quota da 25GB, il suo scopo è unicamente di comodo.

Personalizzazione SSL per la Webmail

Per tutti i clienti di Qboxmail è possibile richiedere la personalizzazione dell’indirizzo di accesso alla Webmail. La personalizzazione include:

  • certificato SSL rilasciato per webmail.DOMINIO
  • logo fornito dal cliente (PNG trasparente 177×49 px)

Il costo della personalizzazione è di 50€+IVA/anno per ogni indirizzo su cui è richiesta la sua attivazione.

Per i Rivenditori la prima personalizzazione, quella legata al loro dominio, è omaggio. Le successive hanno un costo da concordare con il nostro supporto commerciale.

La personalizzazione è al momento disponibile solo per la webmail principale (webmail.qboxmail.com) e prevede il rilascio di un certificato SSL associato al vostro dominio (es. webmail.aziendacliente.it) ed il redirect automatico verso il protocollo HTTPS.

Per la sua attivazione è necessario aprire un ticket ed impostare sul DNS un recod dedicato:

webmail CNAME webmail.qboxmail.com.

E’ possibile far accedere i clienti alla loro webmail con webmail.DOMINIO anche senza attivare una personalizzazione SSL, in questo caso verranno automaticamente rimandati su https://webmail.qboxmail.com così da garantire un accesso sicuro tramite SSL.

La personalizzazione degli hostname di accesso ai servizi POP/IMAP/SMTP è riservata ai Rivenditori, maggiori dettagli sono disponibili alla pagina dedicata ai servizi di Private Label per le Email.

Backup e recupero di account e messaggi email

Qboxmail garantisce un servizio di Backup delle Email degli utenti gratuito e compreso nel canone del servizio.

Nell’eventualità che il cliente di Qboxmail dovesse trovarsi con dei dati cancellati e nessun proprio backup disponibile è possibile richiedere al nostro staff la valutazione di fattibilità per il recupero dei dati dai nostri backup.

L’infrastruttura di Qboxmail prevede dei sistemi e delle procedure di backup (e replica) dei dati e delle configurazioni degli utenti. Questi backup, eseguiti più volte al giorno e/o quotidianamente, settimanalmente (a seconda del tipo di dato), sono a disposizione dello staff tecnico di Qboxmail al fine di salvaguardare le funzionalità dell’infrastruttura e la sicurezza dei dati degli utenti da eventuali problemi tecnici o errori umani.

La richiesta non garantisce che il recupero sia sempre possibile, ad esempio i messaggi email arrivati e cancellati fra una finestra di backup e la successiva non saranno presenti o se l’utente scarica e cancella le email dai server via POP3.

L’utente che volesse controllare lo stato dei propri backup o eseguire in autonomia il recupero di alcune email cancellate per errore può utilizzare il nostro servizio di Mail Time Machine che permette di accedere ai backup della propria casella email da oggi a 7 giorni indietro.

Se il dato richiesto dall’utente può essere recuperato e si vuole delegare il lavoro di ripristino al nostro staff è possibile farlo tramite una richiesta via ticket. Questa operazione ha un costo di 50€+IVA che verrà fatturato al Cliente.

Resta inteso che i clienti e gli utenti sono tenuti (anche da un punto di vista normativo) ad eseguire in autonomia dei propri backup dei dati di configurazione e delle email archiviate sui loro dispositivi/computer o sui server di Qboxmail.

Log del traffico Email in tempo reale

ETLive permette di avere una panoramica, in tempo reale, delle azioni che avvengono intorno ad un determinato account email o a tutti gli account email di quel dominio.

 

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L’analisi in tempo reale permette di avere un dettaglio relativo a:

  • Connessioni: gli utenti connessi in POP/IMAP/Webmail in quel momento per il dominio selezionato, il numero di connessioni attive e la loro provenienza
  • Accessi: gli accessi POP/IMAP/Webmail degli utenti all’interno del dominio selezionato, o del singolo account email
  • Accessi (solo errori): gli errori relativi agli accessi POP/IMAP/Webmail degli utenti all’interno del dominio selezionato, o del singolo account email
  • Email in entrata: le email ricevute in quel momento da uno specifico account email o su tutti gli account del dominio selezionato. E’ indicato anche l’esito della scansione Antivirus/Antispam e la consegna nella INBOX o in altra cartella IMAP
  • Email in uscita: le email inviato in quel momento da uno specifico account email o su tutti gli account del dominio selezionato. E’ riportato anche lo stato di consegna dei singoli destinatari del messaggio ed il messaggio di risposta del server MX remoto

I principali errori segnalati sugli accessi sono:

  • Password inserita errata
  • Troppe connessioni simultanee da un unico IP
  • Servizio POP o IMAP disabilitato per l’utente

Per gli accessi si sono 4 diversi tipi di colori, il verde indica un azione di login, il blu indica un azione di logout, il rosso indica un errore che impedisce il login all’utente, l’arancione indica un problema temporaneo con l’account quale troppe connessioni aperte dallo stesso IP.

Per le Email in entrata è possibile vedere quando un messaggio non è stato consegnato perchè marcato come Spam o contenente Virus, non è stato consegnato perchè la casella email era Over Quota o avere la certezza che è stato consegnato nella casella dell’utente.

 

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Per le Email in uscita, ovvero le email inviate tramite il servizio SMTP Autenticato, è possibile vedere se il messaggio è già stato consegnato al server remoto o se è ancora in coda sui nostri server. Per ogni tentativo di consegna al server remoto è riportato il codice ed il messaggio con cui questo risponde.

 

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Nelle email in uscita è molto importante fare attenzione ai colori delle “Consegne”. Il colore verde (codice 250) indica una consegna avvenuta con successo, il colore blu (codice 4xx) indica che il messaggio è ancora in coda in quanto il server remoto ha risposto con un errore temporaneo e ci saranno nuovi tentativi di consegna a breve, il colore rosso (codice 5xx) indica che il messaggio è stato respinto dal server remoto con un errore permanente. In ogni cosa nel messaggio restituito del server remoto ci sono tutte le informazioni per chiedere maggiori spiegazioni al gestore a cui non si riesce a consegnare un determinato messaggio.

ETLive: analisi in tempo reale del traffico email

ETLive è lo strumento, sviluppato in esclusiva da Qboxmail, che permette di analizzare in tempo reale il traffico email per identificare eventuali anomalie segnalate dagli utenti. ETLive è pensato per semplificare l’attività di assistenza tecnica ai propri utenti e dare riscontri sullo stato di consegna e ricezione dei messaggi email. ETLive non esegue alcuna analisi ne archiviazione del contenuto delle email.

 

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Ad ETLive, disponibile dal pannello di controllo di Qboxmail, hanno accesso tutti gli utenti e clienti, ognuno con i rispettivi privilegi, quindi il singolo account email potrà vedere solo il suo traffico email mentre il postmaster potrà controllare tutto il traffico email del suo dominio, fino al cliente che avrà pieno accesso a tutti i domini gestiti con Qboxmail.

 

Dal pannello di controllo ETLive è possibile eseguire:

  • Analisi in tempo reale degli accessi POP/IMAP/Webmail
  • Analisi in tempo reale delle email inviate tramite SMTP Autenticato
  • Analisi in tempo reale delle email ricevute
  • Ricerca nell’archivio degli accessi POP/IMAP/Webmail
  • Ricerca nell’archivio delle email inviate tramite SMTP Autenticato
  • Ricerca nell’archivio delle email ricevute

E’ possibile esportare i risultati delle analisi sia in PDF, per le singole azioni, che CSV, per ricerche su ambiti temporali estesi. La funzione di esportazione è molto utile per conservare i risultati di una analisi anche dopo la rimozione dei dati dal nostro sistema, ETLive infatti mantiene uno storico di pochi giorni, questo perchè si tratta di uno strumento di analisi e debug in tempo reale.

 

ETLive genera inoltre dei grafici sul traffico email POP/IMAP dei singoli utenti, molto utile per capire la mole di traffico generata da un singolo account email.

 

Un uso comune di ETLive è verificare se un utente non riesce ad accedere al proprio account email perchè sta digitando una password sbagliata, se una email è stata bloccata dal nostro sistema di Antispam, o se un messaggio inviato non è ancora arrivato al destinatario perchè è in coda sul server SMTP.

Tipi di account e ruoli disponibili nel pannello di controllo

Il pannello di controllo di Qboxmail è stato pensato per operare con una modalità multi livello in modo da consentire una massima flessibilità anche ai clienti più esigenti come i rivenditori o le aziende con più reparti.

Ecco la lista dei tipi di utenti, ognuno con un suo ruolo, che possono accedere al pannello di gestione delle email con privilegi via via minori:

  • Cliente
  • Manager
  • Postmaster
  • Utente finale

L’operatore Cliente è l’utente proprietario dell’account Qboxmail ed ha pieno accesso a tutte le funzionalità a lui riservate in base al piano acquistato. L’accesso avviene con l’indirizzo email scelto in fase di registrazione.

Gli utenti Manager possono essere attivati dai Clienti con un piano Rivenditore e adesso consentono due tipi di configurazione.

Nella prima possibilità di configurazione i manager hanno le stesse funzionalità di gestione del livello cliente ma su una lista limitata di domini. Una soluzione utile per i clienti che necessitano di un accesso limitato per i loro rivenditori. La seconda configurazione permette di assegnare ai manager la stessa autonomia del livello cliente, per consentire un accesso multiplo alle aziende con reparti IT distinti.

Il dominio può essere assegnato ad un manager già in fase di creazione. Le notifiche via email inviate ai manager sono Whitelabel e senza logo o riferimenti a Qboxmail. L’accesso dei manager al pannello di controllo avviene con un indirizzo email scelto dal cliente in fase di creazione del Manager, l’indirizzo email può anche essere esterno a Qboxmail.

L’utente Postmaster viene creato in automatico ogni volta che viene aggiunto un nuovo dominio a Qboxmail. Questo tipo di account è pensato per dare accesso alla gestione del singolo dominio al proprietario del dominio stesso il tutto entro i limiti (numero e dimensione delle caselle email) impostati dal Cliente. L’utente postmaster può vedere solo gli account email, alias e forward, relativi al suo dominio e può attivare un numero di caselle email limitato al valore specificato dal cliente o dal manager in fase di creazione del nuovo dominio. L’accesso al pannello di controllo da parte di questo utente avviene con l’indirizzo email postmaster@DOMINIO e la relativa password inserita in fase di creazione del dominio.

Infine abbiamo l’Utente finale ovvero l’utilizzatore dell’account email appartenente ad un dominio ospitato su Qboxmail. Può accedere al pannello di controllo per impostare dei forward, un autorisponditore, verificare la quota e l’utilizzo della sua casella email, lo stato di attivazione dei servizi email ed a quando risale il suo ultimo accesso all’account email.

Se avete necessità di far gestire un singolo dominio ad altri non è necessario creare un manager, l’utente Postmaster è già disponibile ed abilitato a questo scopo.

Tutti gli utenti accedono dallo stesso pannello di controllo https://panel.qboxmail.com.

Ogni utente può cambiare la propria password, generare o rimuovere un nuovo API token necessario per utilizzare le API di Qboxmail.

Personalizzazioni grafiche

Dal Pannello di Controllo di Qboxmail è possibile per tutti i Clienti, ed i Manager, inserire delle personalizzazioni grafiche che variano l’aspetto del pannello di controllo.

Le personalizzazioni permettono di far apparire il proprio logo ed il proprio nome a chi si collegherà al pannello di controllo digitando il nome di dominio prescelto al posto di “qboxmail.com”. Ad esempio se il dominio della vostra azienda è “mycompany.com” ed avete caricato una personalizzazione basata su questo dominio (inserendo mycompany.com nel campo Dominio) digitando https://panel.mycompany.com vedrete il vostro logo al posto di quello di default della modalità Whitelabel.

Le personalizzazioni grafiche per essere correttamente operative richiedono che prima siano state eseguite le impostazioni DNS sul rispettivo dominio come descritto nella guida sulla configurazione DNS sezione Impostazione DNS avanzate per l’accesso alla Webmail ed al Pannello di controllo.

Per i rivenditori le funzionalità di personalizzazioni sono molto utili in quanto consentono di trasformare il pannello di controllo da Whitelabel a personalizzato con il logo aziendale, in modo da renderle più familiari per i loro utenti.

 

personalizzazioni

Per attivare una nuova personalizzazione collegarsi al pannello di controllo di Qboxmail ed andare in:

Personalizzazioni -> Nuova Personalizzazione

quindi inserire nei seguenti campi obbligatori:

  • Dominio: il nome del dominio da associare a “gestionemail” e “webmail” per far apparire le personalizzazioni
  • Titolo: il titolo della pagina web
  • Logo: il logo che apparirà sul pannello e sulla webmail (in formato png trasparente, di dimensioni 177×49 pixels)

La personalizzazione sia grafica che con Certificato SSL per la Webmail segue un altra procedura ed è gratuita per i rivenditori. Maggiori dettagli sulla personalizzazione SSL della Webmail.

Per i rivenditori è possibile richiedere l’aggiunta di un vostro dominio al certificato SSL presente sui servizi POP/IMAP/SMTP di Qboxmail. Questo servizio, detto Private Label.

 

Importazione automatica di account email, domini e alias

Dal pannello di controllo di Qboxmail è possibile, per i clienti ed i manager, eseguire delle importazione di domini, account email ed alias al fine di semplificare e velocizzare l’attivazione di molti account email, al posto della creazione manuale dei singoli account email o domini.

importazioni1

Le importazioni consento di creare in maniera massiva ed automatica (partendo da un foglio Excel o OpenOffice esportato in formato testo come CSV) le seguenti risorse:

  • Domini
  • Domini Alias
  • Account Email
  • Email Alias

E’ possibile eseguire le importazioni anche partendo dagli Hash delle password, utile se non si dispone delle password in chiaro. Gli hash supportati al momento sono:

  • CRYPT-MD5
  • SHA512-CRYPT

In questo caso è sufficiente inserire nel CSV direttamente l’hash al posto della password. La nostra piattaforma supporta anche molti altri Hash ma in questo caso è necessario contattarci preventivamente per verificare la compatibilità.

Ogni tipo di importazione prevede la preparazione di un file CSV dedicato alle singole risorse in cui sono specificati, ad esempio, la lista dei domini, gli account email o gli alias email, che si intende far creare al pannello in maniera automatica.

Modalità Esperto: Per le importazioni di “Domini” e “Account Email” è presente una “Modalità Esperto” selezionabile nel momento in cui si carica il file CSV dal pannello di controllo. La modalità esperto prevede che anche i campi/colonne opzionali dei CSV siano presenti, anche se vuoti. Di default il pannello non richiede la presenza dei campi/colonne opzionali ed anzi la loro presenza genera un errore di validazione.

Ricorda: prima di importare degli account email devi aver creato, anche manualmente, il relativo dominio.

Il pannello di controllo prima di eseguire l’importazione valida il file CSV caricato e ne evidenzia eventuali errori (ad esempio il file non è in formato testo o non ci sono tutti i campi necessari). Se il file CSV non presenta errori la creazione delle risorse specificate nel file viene avviata immediatamente. Una volta terminata è possibile controllare le “risorse” aggiunte. Se il numero di risorse messe in coda per la creazione dovesse superare i limiti del vostro piano le risorse in eccesso (ad esempio gli account email) vengono messe nello stato “Bloccate”. In questo caso è necessario eseguire un upgrade del proprio piano o contattare il nostro supporto commerciale.

Puoi scaricare i CSV (ed i sorgenti in Excel e OpenOffice) di esempio per le varie risorse di importazione da qui https://www.qboxmail.it/CSV-Sample-Qboxmail.zip (consultate anche il file LEGGIMI.txt al suo interno)

Ricorda: dopo aver generato il tuo file CSV aprilo con un editor di testo e rimuovi la prima linea con le inetsazioni delle colonne.

Dopo aver creato il file CSV relativo alle risorse che intendi importare ti consigliamo di aprirlo con un editor di testo (es. Notepad) per verificare la sua corretta generazione. Quando il file è pronto puoi accedere al pannello di controllo ed andare in:

Importazioni -> Nuova Importazione

seleziona il tipo di risorsa da importare e carica il file CSV che hai creato. A questo punto il sistema valida il file e se corretto passa subito alla sua messa in coda per l’attivazione delle risorse.

importazioni2

Una volta caricato il file CSV il pannello di controllo lo valida, a seconda del risultato la migrazione presenta un icona verde se il file è corretto oppure rossa se il file presenta errori. Cliccando sull’icona rossa è possibile vedere il motivo per cui il file non è stato accettato. In molti casi è presente un errore “Il file csv fornito non si attiene al formato richiesto.“, controllate il file CSV con un editor di testo e se necessario eliminate la prima riga che riporta le intestazioni delle colonne come mostrato qui sotto:

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In caso di difficoltà vi invitiamo a contattare il nostro supporto tecnico inviandoci il CSV che avete generato ed uno screenshot del messaggio di errore generato dal pannello Qboxmail.

Integrazione di Qboxmail con server aziendali

In questa sezione potete trovare delle utili e pratiche guide su come integrare Qboxmail con i vostri server aziendali.

In questi esempi è riportato l’uso del nostro SMTP condiviso smtp.cbsolt.net (il nome è poi da voi personalizzabile seguendo le nostre guide DNS). Per i clienti che hanno bisogno di inviare grandi quantitativi di email ed aggiungere un controllo antispam in uscita, in modo da tutelare la repitazione dei propri server, indirizzi IP e nomi di dominio, è possibile richiedere un SMTP dedicato.

 

Ricordiamo che se il vostro server non supporta l’autenticazione remota SMTP non sarà possibile inviare email attaverso i nostri SMTP.

Ricevuta di consegna della email spedita

Il nostro server SMTP supporta la funzionalità di notifica della consegna del messaggio spedito al server remoto. Questa è simile alla conferma di lettura ma avvisa il mittente che la mail è stata consegnata al server remoto. Questa funzionalità non è impostata dal server SMTP ma direttamente dal vostro client email al pari della richiesta di conferma di lettura.

 

Dato che questa funzionalità non è ancora supportata da molti mail server, alcuni utenti non si rendono conto di aver attivato questa richiesta di conferma di avvenuta consegna e nel passaggio al nostro server richiedono a noi la disabilitazione di questa funzione. Di seguito è spiegato come abilitarla o disabilitarla.

 

Può essere abilitata/disabilitata in Microsoft Outlook come segue:

Nella composizione del messaggio selezionare il menu Opzioni e poi selezionare o deselezionare “Richiedi conferma di avvenuta consegna“.

 

In Thunderbird può essere abilitata disabilitata come segue:

Nella composizione del messaggio selezionare il menu Opzioni e poi selezionare o deselezionare “Notifica dello stato di consegna“.

Policy del servizio SMTP Autenticato

Qboxmail garantisce un elevato livello di deliverability delle email inviate dai propri server SMTP. Al fine di mantenere una garanzia di servizio elevata abbiamo predisposto delle policy di utilizzo e dei limiti di invio sui nostri SMTP.

Limiti di invio dagli SMTP di Qboxmail

L’SMTP Autenticato fornito con il servizio di email hosting è da utilizzare rispettando i seguenti limiti:

  • è consentito l’invio di Email Personali da parte di client email dell’utente (Outlook, Thunderbird, iPhone, Webmail o altri client email)
  • è consentito l’invio di Email Transazionali dai propri sistemi di fatturazione/ecommerce
  • non è consentito l’invio di Newsletter/Email Marketing
  • la dimensione massima degli allegati che è possibile inviare è 50MB (tenendo conto che molte caselle email remote non accettano allegati così grandi)
  • il numero massimo di destinatari (recipients) per ogni singolo invio è 150
  • il numero massimo di autenticazioni eseguibili all’interno di 30 minuti è di 300
  • il numero massimo di differenti indirizzi IP dal quale un utente può eseguire autenticazioni all’interno di 30 minuti è di 5
  • ogni altro tipo di abuso, ritenuto tale per via del fatto che possa pregiudicare l’operatività degli altri utenti, prevede il blocco temporaneo del servizio SMTP
  • i messaggi devono avere un mittente (From) che sia un dominio attivo su Qboxmail

A partire dai limiti sopra impostati è stabilito un numero massimo di messaggi email inviabili per singolo Account Email pari a 1000 destinatari/giorno. Al superamento di tale soglia l’SMTP restituisce un errore “Quota exceeded (number of mails in total)”.

Pacchetti di invio SMTP aggiuntivi:

Nel caso in cui si voglia utilizzare i nostri SMTP per l’invio di email transazionali da sistemi di fatturazione, gestione ordini, ecommerce (i nostri SMTP sono compatibili con WordPress, Magento, Prestashop e quasi tutti i CMS) è possibile acquistare pacchetti di invio aggiuntivi ai seguenti costi:

  • 2000 messaggi totali al giorno per casella email: 3€+IVA/mese
  • 5000 messaggi totali al giorno per casella email: 6€+IVA/mese
  • 10000 messaggi al giorno per casella email: 12€+IVA/mese

L’acquisto dei pacchetti di messaggi aggiuntivi può essere fatto direttamente dal pannello di controllo, selezionando Dominio -> Email Account -> casella email interessata -> Advanced -> Limiti di Invio e scegliendo il pacchetto desiderato. L’importo verrà automaticamente inserito nella successiva fattura. Per i clienti con pagamento annuale anche la fattura del servizio SMTP è annuale, coincidente con la data di scadenza del servizio.

Ti ricordiamo che tutte le email inviate dai nostri SMTP sono automaticamente firmate con DKIM, dal pannello di controllo puoi inoltre attivare una firma DKIM personalizzata per il tuo dominio.

Policy Antispam ed Antiabusi

Le policy ed i limiti presenti sui nostri SMTP sono necessarie per prevenire eventuali inserimenti in blacklist o penalizzazioni, per evitare eventuali invii massimi di email da parte di “botnet” che potrebbero essere entrate in possesso in maniera fraudolenta della password di un utente o per evitare eventuali abusi da parte degli stessi utenti del servizio.

La violazione delle policy prevede il blocco dell’account a livello SMTP (tutte le altre funzionalità, compresa la consultazione delle email, rimangono attive) se viene riscontrata un’attività anomala di connessione al server o invio di email. Per attività anomala si intende un numero elevato di autenticazioni SMTP nel giro di pochi minuti, autenticazioni contemporanee da più indirizzi IP distinti fra di loro o invio di messaggi contenenti Spam/Phishing.

In ogni caso il blocco è stato studiato per non entrare in funzione durante la normale attività di invio email da parte dell’utente mediante i classici strumenti di consultazione ed invio delle email (MS Outlook, Thunderbird, iPhone, Webmail o altri client email). Può invece scattare il blocco se l’account è inserito in sistemi automatizzati di invio di email (quali ad esempio Sendblaster o altri software di invio massimo di Newsletter) o se si eseguono invii massivi di email dal proprio client email o da webmail.

L’account andato in “blocco SMTP” può essere sbloccato (o verificato se sia bloccato), in autonomia, dal pannello di controllo dal cliente titolare del dominio su Qboxmail andando in: Domini -> tuodominio.it > Email Account -> (selezionare l’account bloccato) -> Limits e cliccare sulla voce SMTP che passerà da rossa a verde

Blocco SMTP

Se a seguito dello sblocco dovessero ripresentarsi nuovi abusi da parte dello stesso utente l’account verrà bloccato dai nostri operatori e rimarrà bloccato fino a quando non avremo ricevuto un riscontro di interruzione dell’abuso da parte del cliente con conferma della risoluzione del problema che causava l’invio delle email di spam/phishing (in genere PC infetto da Virus che ruba le password della casella email). La corretta procedura di pulizia dei PC prevede che prima vengono eseguite le operazioni di rimozione del Virus/Malware responsabile del furto dei dati e solo dopo venga cambiata la password della casella email con una nuova.

Monitoraggio e tracciamento messaggi email tramite Etlive

Tramite lo strumento ETLive -> Mail Inviate, disponibile nel pannello di controllo, è possibile avere un dettaglio delle email inviate dagli account email di uno specifico dominio. Questo può aiutare a diagnosticare le cause del blocco.

Spam da account SMTP compromesso
Spam da account SMTP compromesso ed analizzato da Etlive

Il servizio SMTP analizza le email in uscita per individuare la presenza di Virus o Spam, nel caso in cui questi messaggi contenessero materiale dannoso per gli utenti destinatari o per la reputazione dei server di Qboxmail l’invio non viene permesso.

Limiti di invio durante il periodo di Prova Grauita

Durante il periodo di prova gratuita il numero di messaggi che è possibile inviare è ridotto a 25, per account email, nell’arco di 24 al fine di evitare abusi. Quando questo limite è superato il server SMTP in fase di invio restituisce l’errore “Quota exceeded (number of mails in total)“. Il contatore è automaticamente azzerato 24 ore dopo il primo invio. Il limite è rimosso una volta che il cliente esegue l’acquisto del servizio.

Server SMTP Dedicato

Gli utenti che avessero necessità di inviare grandi quantitativi di email senza incorrere in tale limiti possono adottare il servizio di SMTP Autenticato Dedicato che consente loro di inviare email senza limite alcuno. Il costo di questo servizio è di 30€+IVA/mese. Per attivarlo è necessario contattare il nostro supporto tecnico.

Policy del servizio Antispam ed Antivirus

Tutte le caselle email ospitate sui nostri server sono protette da più livelli di Antispam ed Antivirus sia per le email in arrivo che per quelle in uscita. I nostri sistemi di analisi Antispam sono basati su algoritmi per il calcolo della reputazione (sia positiva che negativa) dell’IP mittente e degli URL contenuti nei messaggio ed una serie di filtri commerciali di terze parti in grado di intercettare e bloccare i nuovi trend di Spam e Virus in tempo reale. In particolare gli utenti di Qboxmail sono protetti da apposite firme Antivirus dedicate a bloccare i Ransomware 0-day, ovvero le nuove varianti di attacchi già noti in precedenza.

Il primo strato di protezione è a livello di connessione SMTP.

Tutti i server remoti che si connettono ai nostri MX devono avere i seguenti requisiti:

  • Un reverse DNS qualificato (di tipo FQDN) e valido
  • Non essere presenti nelle principali DNSBL
  • Presentarsi con un HELO FQDN valido

Se il vostro server o la sua configurazione non rispetta queste Best Practices difficilmente sarete in grado di consegnare le vostre email in giro per la rete.

Scansione ANTIVIRUS: La prima analisi eseguita è volta a capire se il messaggio contiene una potenziale minaccia (Virus, Malware, Phishing, Ransomware). Nel caso in cui il nostro Antivirus riveli un pericolo l’email viene scartata silenziosamente in quanto il mittente di queste email è quasi sempre inesistente per cui inviare una notifica non ha senso.

Filtri ANTISPAM: La seconda scansione è volta a capire se il messaggio possa essere considerato indesiderato (Spam o Bulk email) o contenente una potenziale minaccia non rilevata dal precedente filtro Antivirus. Vengono applicate delle penalizzazioni legate al contenuto delle email ed alla presenza dell’IP mittente in varie DNSBL meno rilevanti. Se le penalizzazioni sono inferiori ad un certo punteggio l’email viene messa in quarantena nella cartella “Spam” della mailbox dell’utente (consultabile da Webmail o IMAP), se le penalizzazioni sono molte l’email viene respinta con un errore 500 a livello di dialogo SMTP. Il mittente dell’email potrà così ricevere una notifica di mancata consegna e prendere i provvedimenti del caso.

Lo strumento di Analisi dei Log in tempo reale, ETLive, permette di verificare se il filtro Antispam o Antivirus ha bloccato un messaggio a causa di un falso positivo:

Analisi Log Email in tempo reale con Etlive2
Analisi Log Email in tempo reale con Etlive2

Le Whitelist, attivabili dalla webmail, agiscono solo a livello di analisi del contenuto della email “Antispam”. Se l’email arriva da un IP in blacklist, da un server non correttamente configurato o contiene un virus questa verrà respinta in ogni caso.

Le Blacklist sono anch’esse gestibili dall’utente tramite webmail e causano il respingimento del messaggio al mittente con un errore SMTP di tipo 500.

Le whitelist e blacklist inserite dagli utenti hanno lo scopo di “sanare” una situazione problematica in maniera temporanea. Il nostro sistema è in grado di apprendere, sulla base delle segnalazioni degli utenti, eventuali problematiche di falsi positivi/negativi e di adattare i propri filtri in tal senso. In virtù di questo fatto le personalizzazioni degli utenti posso essere automaticamente rimosse dopo alcuni mesi.

Gli indirizzi email dei mittenti delle email devono essere indirizzi internet validi, non è possibile accettare email da mittente ai quali non è possibile inviare una risposta (ad esempio domini senza una corretta configurazione DNS o domini invalidi o inesistenti). Se il dominio mittente utilizzate SPF o DKIM le impostazioni devono essere corrette.

Le liste DNSBL utilizzate possono variare nel tempo in funzione di fattore tecnici, eventuali variazioni verranno, per quanto possibile ed opportuno, segnalate su queste pagine successivamente alla loro applicazione. In questi casi i nostri server, quando ricevono una connessione da un IP in blacklist, restituiscono un errore “permanente” 5.x.x, in questo caso il server remoto non ritenterà la connessione e genererà subito un bounce (messaggio di errore) indirizzato al mittente.

Tranne l’analisi Antispam i filtri sopra indicati non sono personalizzabili dall’utente e sono legati a regole comuni e di buon senso che tutti gli amministratori di server email devono seguire. Inoltre, essendo il blocco a livello di IP/DNS o prime fasi del dialogo SMTP, non sono presenti nei log dei nostri sistemi gli indirizzi email dei mittenti bloccati ma solo gli indirizzi IP dei server mittenti. In ogni caso, a seguito di un blocco per uno dei motivi sopra riportati, al server mittente o al mittente stesso (ovvero l’indirizzo email specificato nell’header “Return-Path“) torna sempre indietro un messaggio di errore, per cui nessuna email può andare persa.

In ogni caso il nostro supporto tecnico è sempre a disposizione dei clienti/mittenti per valutare casi di falsi positivi e risolversi.

E’ presente inoltre un sistema di Antispam ed Antivirus anche sui nostri server SMTP, questo per evitare che la compromissione di un account email (ad esempio a seguito di un furto di password) possa portare all’invio di spam dai nostri server e penalizzare la reputazione dei nostri IP. Tramite ETLive è possibile verificare se un account o un messaggio è stato bloccato per questi motivi.

Ecco come si presenta in ETLive l’errore quando si tenta di inviare una email di Spam tramite i nostri SMTP:

Blocco SMTP Autenticato per invio Spam
Blocco SMTP Autenticato per invio Spam

Se i tentativi di invio Spam sono ripetuti nel tempo l’account email verrà inibito dall’invio di altri messaggi mediante blocco SMTP. Sarà compito del cliente verificare il problema, in genere con una scansione Antivirus del proprio PC e successivamente un cambio password, per poi riabilitare l’account email all’invio autenticato.

Chat Aziendale su Jabber

L’Email Hosting di Qboxmail comprende per tutti i clienti un servizio di Chat Aziendale tramite il protocollo XMPP (conosciuto anche come Jabber). L’accesso avviene con lo stesso nome utente e password della propria casella email. La chat può essere utilizzata come servizio di messaggistica istantanea aziendale, sicuro e veloce. E’ sufficiente un qualsiasi client Jabber per poter accedere al servizio.

chat-aziendale-qboxmail

Il servizio permette di entrare in chat con tutti i vostri colleghi, con tutti gli utenti Qboxmail ed anche con altri utenti che si appoggiano a server che usano il protocollo XMPP, quali ad esempio gli utenti Google Talk (Gtalk e Gmail).

L’utilizzo della chat aziendale di Qboxmail è un ottimo strumenti di comunicazione veloce fra colleghi e collaboratori ed è preferibile ad altri strumenti di messaggistica perchè:

  • è basato su uno standard, XMPP, aperto
  • è sicuro essendo le comunicazioni cifrate
  • è immediatamente disponibile per tutti gli utenti
  • è integrato con la maggior parte dei sistemi operativi
  • se usate Mozilla Thunderbird avrete email e chat in un unico software

Il servizio di chat aziendale di Qboxmail è compatibile con Pidgin, Messaggi di MacOS, con la chat integrata in Thunderbird dalla versione 15 in avanti e con tutti i client che supportano il protocollo XMPP/Jabber. Nel caso vi fosse richiesto il server a cui è necessario collegarsi è chat.cbsolt.net e supporta le connessioni cifrate con TLS su porta 5222.

Prima di poter utilizzare il servizio è necessario impostare correttamente i DNS per il protocollo Jabber/XMPP.

Se invece si vuole limitare il servizio a sola “messaggistica interna aziendale” senza che gli utenti possano collegarsi ad account esterni all’azienda è sufficiente non impostare i record DNS. In questo caso per collegarsi al server sarà fondamentale specificare l’host chat.cbsolt.net in quanto il client, senza parametri DNS, non sarebbe in grado di individuarlo automaticamente.

Qboxmail ti mette a disposizione le guide per la configurazione della chat aziendale:

Cancellazione automatica delle Email di Spam e Trash

Le email presenti nella cartella Spam vengono cancellate automaticamente dopo 30 giorni dalla data del loro ricevimento. Per evitare che delle email importanti vengano cancellate è necessario controllare periodicamente i messaggi presenti nella cartella Spam e se necessario spostargli nella cartella INBOX marcandoli come “Non Spam”.

Le email spostate nel cestino (cartella Trash) vengono rimosse automaticamente dopo 30 giorni dalla loro data di ricezione.

Non rientrano nelle email cancellate automaticamente quelle scaticate in locale sul proprio client email via POP3. Solo le email gestite via IMAP e Webmail rientrano in queste attività automatiche. I messaggi una volta cancellati dal sistema automatico di pulizia dell’account non sono più recuperabili.

Non sono previsti invece limiti temporali al conservamento dei messaggi nella INBOX o nelle altre cartelle.

Cartelle di Posta Condivise o Shared Mailbox

La Condivisione delle Cartelle di Posta (o Folders IMAP) consente  di delegare l’accesso ad una o più persone (mediante le ACL IMAP), all’interno della propria organizzazione, alle vostre email senza che queste debbano essere scaricate dall’utente remoto, che vadano ad occupare spazio nella casella di un altro utente o che debbano essere fornite a terzi le credenziali per l’accesso al vostro account email. Tutti gli utenti del servizio Email di Qboxmail dispongono gratuitamente di questa funzionalità. L’accesso a queste cartelle è automaticamente disponibile su iPhone, iPad, Thunderbird, Mail e Microsoft Outlook.

Questa funzionalità è molto utile ad esempio per accedere a delle email condivise fra più utenti senza che queste debbano essere distribuite a tutti. Ecco come si presenta una casella di posta condivisa quando viene visualizzata sulla webmail di Qboxmail:

shared-mailbox

L’accesso può essere consentito in sola lettura o anche in scrittura e può essere revocato in qualsiasi momento. L’utente a cui delegate l’accesso ad una delle vostre cartelle (o folder) potrà sottoscriverle e vederle comparire nella propria alberatura.

Per accedere alle cartelle condivise è necessario connettersi via IMAP, Exchange ActiveSync o Webmail al proprio account email.

La gestione dei permessi di accesso alle vostre cartelle (gestione delle ACL) viene svolta tramite Webmail.

Per condividere un cartella con un altro utente seguire i passi indicati:

  • collegarsi alla Webmail http://webmail.qboxmail.com/ ed eseguire il login
  • cliccare su Impostazioni e poi Cartelle
  • cliccare sulla cartella che si vuole condividere o crearne una nuova cliccando sul pulsante “+”
  • spostarsi in fondo al menù di destra e cliccare su “+”
  • si aprirà una maschera dove è possibile specificare l’indirizzo email, ed i relativi permessi, al quale si vuole concedere l’accesso alla cartella

E’ possibile, per ragioni di sicurezza, condividere delle cartelle solo fra utenti dello stesso dominio. Sono inoltre disabilitate le funzionalità di accesso ad utenti anonimi e condivisione con tutti gli utenti.

L’utente a cui avete delegato l’accesso alla vostra cartella condivisa dovrà prima sottoscriverla per vederla comparire nel proprio elenco:

  • collegarsi alla Webmail http://webmail.qboxmail.com/ ed eseguire il login
  • cliccare su Impostazioni e poi Cartelle
  • nella lista delle cartelle visualizzerà la vostra cartella condivisa e potrà sottoscriverla spuntando il flag di fianco ad essa
  • cliccando su email avrà adesso accesso alla vostra cartella con i permessi da voi specificati

L’utente potrà visualizzare la cartella, una volta condivisa, anche da un qualsiasi client email connesso via IMAP.

Un esempio di gestione delle cartelle condivise operato attraverso la webmail:

shared-mailbox-3

E’ possibile gestire la condivisione delle cartelle email IMAP anche da SOGo Webmail o Thunderbird mediante un apposito plugin in grado di impostare le ACL IMAP. La gestione tramite SOGo Webmail fornita da Qboxmail prevede solo che l’utente:

  • accedere a SOGo Webmail ed eseguire il login
  • nella sezione Posta cliccare col tasto destro sulla cartella che vuole condividere
  • cliccare sulla voce Condivisione
  • nella nuova finestra che si aprira clicchi sul + verde
  • dal campo di ricerca inserisca l’indirizzo email dell’utente con il quale vuole condividere la cartella selezionata (l’indirizzo email si autocompleterà da solo)
  • selezionare l’indirizzo email e cliccare su Aggiungi e poi su Fatto
  • cliccare due volte sull’indirizzo email aggiunto e selezionare i permessi che si vuole dare all’utente sulla cartella IMAP appena condivisa

shared-mailboxes-sogo

L’utente al quale abbiamo dato accesso alla nostra cartella avrà accesso da subito. Se la cartella non dovesse comparire su tutti i client email verificare che sia “sottoscritta” e che siano stati assegnati almeno i permessi di “Lettura”.

Da iPhone ed iPad le cartelle di posta condivisa si presentano automaticamente nell’account dell’utente alla prima apertura del client Mail.

shared-mailboxes-ipad

Caratteristiche di SOGo Webmail su Qboxmail

SOGo è una Webmail con funzionalità di Groupware che permette agli utenti aziendali di condividere Calendario, Attività e Contatti con altri utenti o di sincronizzargli con iPhone, Android, iPad, BlackBerry 10 e Microsoft Outlook dalla versione 2013 in avanti.

Qboxmail offre a tutti i suoi utenti gratuitamente l’accesso a SOGo.

Sogo su Qboxmail
Sogo su Qboxmail

Calendario e Attività: SOGo mette a disposizione di tutti gli utenti un Calendario personale e la possibilità di creare altri calendari o connettersi a calendari di altri utenti o remoti. L’utente può condividere il proprio calendario con altri utenti Qboxmail decidendo il livello di condivisione (sola lettura o anche aggiunta e modifica eventi) e quali eventi potranno essere visibili agli altri utenti (pubblici, personali, confidenziali). Tutti i calendari, anche quelli condivisi, sono accessibili tramite protocollo CalDAV ed Exchange ActiveSync (è supportato l’accesso anche con ICS e XML).

Contatti: SOGo mette a disposizione di tutti gli utenti una rubrica personale e la possibilità di creare altre rubriche o connettersi a rubriche di altri utenti. L’utente può condividere i propri contatti con altri utenti Qboxmail decidendo il livello di condivisione (sola lettura o anche aggiunta e modifica contatti). Tutte le rubriche, anche quelle condivise, sono accessibili tramite il protocollo CardDAV ed Exchange ActiveSync.

Rubrica globale (GAL): Tutti gli indirizzi email dei vostri colleghi (ovvero tutti gli utenti appartenenti ad uno stesso dominio) saranno automaticamente presenti nella rubrica “aziendale” e si auto completeranno durante la composizione di una nuova email. La rubrica globale è automaticamente disponibile su iPhone, iPad e Thunderbird.

Rubrica Aziendale GAL
Rubrica Aziendale GAL

Condivisione con Smartphone: SOGo permette di condividere in maniera semplice e veloce il proprio Calendario o i Contatti con tutti gli smartphone che supportano CalDAV, CardDAV o Exchange ActiveSync. Tutti i prodotti Apple (iPhone, iPad ma anche OSX) ed Android possono essere sincronizzati con SOGo. I dispositivi BlackBerry sono supportati dalla versione 10 in poi.

Condivisione con Desktop PC e Mac: Con SOGo è possibile condividere il Calendario ed i Contatti con Mac OSX oppure il calendaio con Thunderbird e Lighthing su Windows, Linux e Mac OSX. E’ possibile accedere alla condivisione di calendario e contatti con Microsoft Outlook 2013 e 2016 mediante Exchange ActiveSync.

Free/Busy: Durante la creazione di un nuovo evento è possibile invitare dei partecipanti e conoscere anticipatamente la loro disponibilità in modo da fissare l’orario delle riunioni con precisione.

Free Busy su Thunderbird e SOGo
Free Busy su Thunderbird e SOGo

Consultazione account email esterni: In SOGo è possibile configurare account email esterni in modo da avere in un unica webmail anche account esterni a Qboxmail. Il server remoto deve supportare l’accesso via IMAP.

account-esternoCartelle di posta condivise: Da SOGo è possibile gestire ed accedere alle cartelle di posta condivise. Un utente può decidere di condividere una o più cartelle del suo account email con altri utenti dello stesso dominio e decidere che tipo di accesso concedere (solo lettura o anche scrittura). Le cartelle di posta condivisa sono automaticamente disponibili anche da iPhone, iPad, Thunderbied, Mail ed Outlook. Qui un approfondimento sulle cartelle di posta condivise.

Shared Mailbox su SOGo
Shared Mailbox su SOGo

Integrazione nativa con Microsoft Outlook: Qboxmail supporta Exchange ActiveSync rendendo SOGo ed MS Outlook integrati in maniera trasparente (compatibile con MS Outlook dalla 2013 in avanti). Per le versioni di MS Outlook precedenti è possibile installare dei plugin come OutlookDAV oppure iCal4OL.

Esportazione ed Importazione dati: SOGo permette di importati ed esportare i dati del Calendaio e dei Contatti in maniera semplice, i formati supportati sono vCARD o LDIF per la rubrica e vCalendar o ICS per il calendaio.

L’indirizzo della Webmail SOGo di Qboxmail è https://sogo.cbsolt.net/ ed è accessibile solo tramite connessione sicura SSL. Per maggiori informazioni visitate il sito web del progetto SOGo.

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